「伝える」「伝わる」文章を書くために必要なステップとは

現代は短い言葉で、的確に伝わる文章を書く力、”短文力”が重要です。
そのちょっとしたコツや工夫点、広告業界のライティングスペシャリストがお伝えします。
広告制作に携わる人のみならず、すべての人の”短文力”アップに役立ちますように。
今回は「ちゃんと伝える」「ちゃんと伝わる」文章を書くために、押さえておきたいステップをご紹介します。 

「伝える」「伝わる」文章を書くために
必要なステップとは 

「短文力」がないと混乱を招く!?

ビジネスでは、こちらの意図が相手に「正確」かつ「瞬時」に伝わることが重要です。
これが私たちのいう「短文力」ですが、忙しいとつい言葉の細かい表現にまで頭が回らず、おろそかになってしまいがち。

でも、頭に浮かんだことをそのまま書いてしまうと、結局は何が言いたいかわからない、相手がこちらの意図を十分に把握できない文章になってしまいます。
すると誤解を解くためのやりとりが追加され、かえって時間をロスしてしまうことも。

相手にきちんと伝えるためには、どんなシーンでも、たった一文であっても、次のようなステップを意識することが大切です。

「伝える」「伝わる」文章を書く４つのステップ

相手を混乱させない、やりとりの中で誤解を生じさせない文章を書くために、まずは４つのステップを踏んでみることをおすすめします。

STEP1　自分の主張（伝えたいこと）は何かを明確にする
まずは自分が何を言いたいのかをはっきりさせましょう。そうでないと曖昧な表現になったり、焦点がボケたりして、読み手を混乱させてしまいます。

STEP2　読み手と自分の関係性を見極める
読み手が社内の人なのかクライアントなのか、初対面なのか旧知の間柄なのか、内容についてよく知っている人なのかそうでないのかなど、相手の立場によって伝え方はガラリと変わります。読み手と自分との関係性を今一度、認識しましょう。

STEP3　相手の立場に立って表現や構成を考える
対面で会話するときも、内容がよくわからないまま主張を一方的に押し付けられると閉口してしまいますよね。文章も同じです。STEP1とSTEP2を踏まえ、どんな言い回しがよいか、どの順番で何を伝えるのが適切か、どうすれば相手に伝わりやすいかを考えましょう。

STEP4　見直しをする
ライティングのプロでも、書き始めて一発でOK！ということはほとんどありません。誤解を生じさせるような表現がないか、思い込みで書いていないか、より的確な言葉がないかといった推敲を必ず行いましょう。
ここで、無駄な言葉を削ぎ落としていくことが「短文力」の向上につながります。

いかがでしょう。
これらは、相手の立場に立った文章を書くために必要不可欠なステップです。

「面倒くさいなあ……」

そんな声が聞こえてきそうですが、でも大丈夫！
４つのステップは「慣れ」です。少しだけ意識して続けてみてください。
するとあるとき、脳内でほとんど自動的にこのステップを踏んでいる自分に気が付くはずです。
私たちも、つねにこれを前提として原稿を作成したり校正をしたりしていますよ！

クリエイティブにおけるキャッチコピーや文章は、的確かつ読ませる工夫が不可欠。
「これでちゃんと伝わる･･･？」と、お悩みを抱えている方も多いと思います。
そんなときはぜひ一度、弊社までお気軽にお問い合わせください。
ライティングのプロがとことんサポートいたします。

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株式会社メッセ（東京都中央区京橋）

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